Для начала нужно определиться с количеством компьютеров. Очень важно также точно знать, для какой работы они будут использоваться. Не нужно гнаться за самыми последними и мощными моделями, поскольку они все равно быстро устаревают. Важно просто четко понимать, какие именно характеристики и качества компьютера необходимы для каждого конкретного вида офисной работы. Достаточно, чтобы ПК справлялся с бухгалтерской программой и документооборотом. Мультимедийные функции будут только отвлекать внимание работников от прямых обязанностей, а возможность устанавливать игры вообще способна уронить производительность труда и поставить под угрозу выполнение работы, так как постоянный контроль сотрудников – задача весьма сложная.
Покупая копиры, мониторы или принтеры, бывшие в употреблении, нужно быть особенно внимательными. Все дело в том, что срок службы мониторов достаточно длительный, однако качество изображение со временем ухудшается. Возраст принтера или копировальной техники вообще трудно определить, поскольку внешний вид в этом случае достаточно обманчив. Следовательно, приобретая подержанную технику, нужно быть особенно внимательным. Если средства позволяют, то лучше купить новую оргтехнику Epson. Такое вложение средств быстро окупится возросшей производительностью труда.
В последнее время очень востребованы и популярны так называемые многофункциональные устройства. Это аппараты, сочетающие в себе функции принтера, факса, копира и сканера в различных вариациях. Среди них пока еще являются редкостью устройства, бывшие в употреблении. Минус недорогих моделей этих аппаратов в том, что они оборудованы принтерами струйного типа. Это значит, что при большом объеме печати или копирования будут возрастать затраты на замену картриджей. Если в офисе подразумевается большой документооборот, гораздо выгоднее приобрести лазерный принтер. Однако МФУ с лазерной печатью станут стоить уже значительно дороже.
Принимая во внимание все эти условия, каждый руководитель взвешивает, просчитывает и решает, какая техника более выгодна и оптимальна для конкретного офиса. Однако все же необходимо подчеркнуть, что большое желание сэкономить может обернуться немалыми убытками, связанными с ремонтом оргтехники, которая уже практически выработала свой ресурс. В общем, выбирайте золотую середину.